Vorgehen und datenschutzrechtliche Relevanz‍

Die Gutachtenstelle Stuttgart nimmt Begutachtungsaufträge für freiberufliche und eigenverantwortlich tätige GutachterInnen entgegen, welche unter den Qualitätsstandards der GA-ST arbeiten. Erst nach amtlicher Benennung durch das zuständige Gericht werden diese aktiv.

Wichtig: Nicht die Gutachtenstelle, sondern die vom Gericht bestellten GutachterInnen sind die Adressaten und Verantwortlichen der Aufträge im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Gutachter entscheiden eigenständig über Art, Weise und Umfang der für die Begutachtung erforderlichen Datenverarbeitung im Rahmen des gerichtlichen Beweisbeschlusses.

Bei den Auftraggebern handelt es sich ausschließlich um öffentliche Institutionen, Gerichte und Staatsanwaltschaften. Aufträge von Privatpersonen werden nicht angenommen.

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Datenerhebung‍

Personendaten, soweit nicht bereits vom Auftraggeber übermittelt, werden von den Probanden persönlich mit deren Einverständnis zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Begutachtungen werden naturgemäß zahlreiche Informationen über die persönlichen Lebensumstände der untersuchten Personen erhoben und im schriftlichen Gutachten niedergelegt. Die Gutachter haben gegenüber dem Auftraggeber eine Offenbarungspflicht bezüglich aller erlangter Kenntnisse, auch solcher, die nicht aufgeschrieben wurden. Hierüber werden die Probanden belehrt. Auskünfte von Dritten erfordern ggf. deren Entbindung von der Schweigepflicht. Die Anschreiben zur Einbestellung zu Untersuchungen enthalten die Adressdaten der Probanden. Bisweilen stellen die Probanden den Gutachtern ihre E-mail Adressen zur Verfügung, um die Kommunikation während der laufenden Begutachtung zu erleichtern. Auf den Rechnungsdateien finden sich personenbezogene Daten (Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen). Während der Begutachtung entstehen im Sekretariat und bei den Gutachtern ggf. handschriftliche Gesprächsnotizen. Im Bankverkehr sind die Überweisungsvorgänge anonymisiert. Zur Übersicht des Kalenderjahres werden die eingegangenen Aufträge unter Nennung der Namen der Probanden, der Aktenzeichen und der Auftraggeber erfasst.‍

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Datenverarbeitung und -weitergabe‍

Die fertiggestellten Gutachten werden original unterschrieben an den Auftraggeber übersandt. Die Entscheidung darüber, welche weiteren Personen vom Inhalt der Gutachten Kenntnis erlangen dürfen bzw. das Dokument ausgehändigt bekommen, liegt allein bei den Auftraggebern, nicht bei den GutachterInnen. Diese sind ihrerseits nicht befugt, Gutachten herauszugeben. Alle zum Zwecke der Begutachtung erhobenen personenbezogenen Informationen dienen nur der einmaligen Erledigung des jeweiligen Auftrags und haben keine weitere oder spätere Verwendung. Die personenbezogenen Daten werden keiner Datenverarbeitung zugeführt oder außerhalb des einmaligen Auftrags wiederverwendet oder weitergegeben. Im internen Datenverkehr werden Gutachten und Rechnungen – zum Zwecke des Ausdrucks und der Asservierung – als E-Mail Anhänge verschlüsselt an das Sekretariat der Gutachtenstelle oder an den/die Supervisoren/in versandt. Die E-Mail Accounts der Gutachtenstelle dienen ausschließlich dem firmenbezogenen Datenverkehr, nicht der privaten Kommunikation.‍

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Speicherung und Schutz von Daten‍

Die Gutachten zählen zum geistigen Eigentum der Verfasser. Auf dieser Rechtgrundlage sind die Verfasser befugt, ihre „Werke“ im eigenen Besitz zu behalten. Die Verfasser sind jedoch dahingehend belehrt, dass die Dokumente nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind und nicht weitergegeben oder veröffentlicht werden dürfen. Bei Zugriff auf das dort enthaltene Gedankengut müssen alle Hinweise auf konkrete Personen beseitigt, bzw. die Sachverhalte anonymisiert werden. Eine Kopie aller im Rahmen der Gutachtenstelle entstandenen Gutachten wird treuhänderisch und im Auftrag der Verfasser auf dem cloudbasierten "Microsoft Secure Workplace" (Sharepoint) der GA-ST verwahrt. Wartung und Management der Microsoft Secure Workplaces liegt  bei Fa. Abtis GmbH. Der verschlüsselte Zugang zum System erfolgt über vier personalisierte Lizenzen. Alle Rechnungsdokumente und Gerichtsakten befinden sich in verschlossenen Schränken. Die Verschlüsselung des E-Mail Verkehrs wird den jeweils aktuellen Standards fortlaufend angepasst (Fa. Abtis). ‍

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Löschung von Daten

‍Nach Abschluss der Verfahren erfolgt die Löschung bzw. Vernichtung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO spätestens:

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·       Schriftverkehr mit Probanden: Spätestens zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Datenlöschungen werden jeweils Anfang eines Quartals vorgenommen).

·       Schriftverkehr mit dem Gericht: Spätestens zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Datenlöschungen werden jeweils Anfang eines Quartals vorgenommen).

·       Aktenkopien: Nach Abschluss des Verfahrens.

·       Audioaufzeichnungen/Gesprächsnotizen: Nach Fertigstellung des schriftlichen Gutachtens (Zweckerreichung)

·       Handschriftliche Notizen/Testbefunde: Nach Fertigstellung des schriftlichen Gutachtens

·       Schweigepflichtentbindungen/Einwilligungserklärungen: Spätestens zwei Jahre nach  Abschluss des Verfahrens (Datenlöschungen werden jeweils Anfang eines Quartals vorgenommen).

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Papierdokumente werden fachgerecht durch eine Spezialfirma entsorgt. Bis zur Vernichtung werden die Materialien sicher bei der Gutachtenstelle verwahrt.

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Aufbewahrungspflicht‍

Eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der Gutachten oder sonstiger Materialien oder Daten besteht auf Seiten der Gutachter und auf Seiten der Gutachtenstelle nicht. Die Gutachten sind nach ihrer Fertigstellung Bestandteil entsprechender Gerichts- oder Ermittlungsakten. Es gelten die dortigen Rechtsvorschriften zur Aktenführung. Rechnungskopien werden in der Gutachtenstelle 10 Jahre lang aufbewahrt. Es kommen die Vorschriften zur Aufbewahrung von steuerlichen Belegen zur Anwendung.

Die in diesen Hinweisen bezeichneten Gesetze können im Internet unter http://gesetze-im-internet.de, http://landesrecht-bw.de (Landesrecht Baden-Württemberg), http://eur-lex.europa.eu in der jeweils geltenden Fassung abgerufen werden.

Eine anonymisierte Aufbewahrung der Gutachtendaten für wissenschaftliche Zwecke bleibt zulässig (Art. 17 Abs. 3 lit. d DSGVO).‍