Datenschutzerklärung

 

Geschäftsmodell und datenschutzrechtliche Relevanz

Die Gutachtenstelle aquiriert und vermittelt Begutachtungsaufträge an freiberuflich und eigenverantwortlich tätige Gutachter. Diese erhalten eine datenschutzrechtliche Belehrung. Bei den „Kunden“ der Gutachtenstelle handelt es sich um öffentliche Institutionen, Gerichte und Staatsanwaltschaften, nicht um Privatpersonen. Die Aufträge werden von der GA-ST an die Gutachter weitervermittelt und schließlich an diese „ad personam“ übergeben. Anschließend erfüllt die GA-ST nur noch beratende, organisatorische, buchhalterische und logistische Aufgaben.

 

Datenerhebung

Personendaten, soweit nicht bereits vom Auftraggeber übermittelt, werden von den Probanden persönlich mit deren Einverständnis zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Begutachtungen werden naturgemäß zahlreiche Informationen über die persönlichen Lebensumstände der untersuchten Personen erhoben und im schriftlichen Gutachten niedergelegt. Die Gutachter haben gegenüber dem Auftraggeber eine Offenbarungspflicht bezüglich aller erlangten Kenntnisse, auch solcher, die nicht aufgeschrieben wurden. Hierüber werden die Probanden belehrt. Auskünfte von Dritten erfordern ggf. deren Entbindung von der Schweigepflicht. Die Anschreiben zur Einbestellung zu Untersuchungen (Word Dateien) enthalten die Adressdaten der Probanden. Bisweilen stellen die Probanden den Gutachtern ihre Email Adressen zur Verfügung, um die Kommunikation während der laufenden Begutachtung zu erleichtern. Auf den Rechnungsdateien (Excel) finden sich personenbezogene Daten (Name, Geburtsdatum, Aktenzeichen). Während der Begutachtung entstehen im Sekretariat und bei den Gutachtern ggf. handschriftliche Gesprächsnotizen. Im Bankverkehr sind die Überweisungsvorgänge anonymisiert. Auf einer Excel Tabelle werden pro Kalenderjahr die eingegangenen Aufträge unter Nennung der Namen der Probanden, der Aktenzeichen und der Auftraggeber erfasst.

 

Datenverarbeitung und -weitergabe

Die fertiggestellten Gutachten werden original unterschrieben an den Auftraggeber übersandt. Die Entscheidung darüber, welche weiteren Personen vom Inhalt der Gutachten Kenntnis erlangen dürfen bzw. das Dokument ausgehändigt bekommen, liegt allein bei den Auftraggebern, nicht bei den Gutachtern. Diese sind ihrerseits nicht befugt, Gutachten herauszugeben. Alle zum Zwecke der Begutachtung erhobenen personenbezogenen Informationen dienen nur der einmaligen Erledigung des jeweiligen Auftrags und haben keine weitere oder spätere Verwendung. Die personenbezogenen Daten werden keiner Datenverarbeitung zugeführt oder außerhalb des einmaligen Auftrags wiederverwendet oder weitergegeben. Im internen Datenverkehr werden Gutachten und Rechnungen – zum Zwecke des Ausdrucks und der Asservierung – als E-Mail Anhänge verschlüsselt an das Sekretariat der Gutachtenstelle oder an den Mitunterzeichner (Supervisor) versandt. Die Email Accounts der Gutachtenstelle dienen ausschließlich dem firmenbezogenen Datenverkehr, nicht der privaten Kommunikation.

 

Speicherung und Schutz von Daten

Die Gutachten zählen zum geistigen Eigentum der Verfasser. Auf dieser Rechtgrundlage sind die Verfasser befugt, ihre „Werke“ im eigenen Besitz zu behalten. Die Verfasser sind jedoch dahingehend belehrt, dass die Dokumente nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind und nicht weitergegeben oder veröffentlicht werden dürfen. Bei Zugriff auf das dort enthaltene Gedankengut müssen alle Hinweise auf konkrete Personen beseitigt, bzw. die Sachverhalte anonymisiert werden. Eine Kopie aller im Rahmen der Gutachtenstelle entstandenen Gutachten wird treuhänderisch und im Auftrag der Verfasser auf dem Server der Gutachtenstelle verwahrt. Der Server ist über einen verschlüsselten VPN Zugang lediglich drei autorisierten Beschäftigten der GA-ST zugänglich. Alle Rechnungen und Akten sowie der Server befinden sich in verschlossenen Schränken. Die Verschlüsselung der Emails entspricht dem aktuellen Standard.

 

 

Löschung von Daten

Der Schriftverkehr mit Probanden (Einbestellungen = Word Dateien) wird zwei Jahre nach Abschluss der Verfahren gelöscht. Alle übrigen Materialien, Notizzettel und Kopien von überlassenem Akteninhalt, auch die (im schriftlich erklärten Einverständnis der Probanden entstandenen) elektronischen Ton- und Bildaufzeichnungen, werden nach Abschluss der Verfahren gelöscht bzw. vernichtet. Papierdokumenten werden fachgerecht von einer Spezialfirma entsorgt. Bis zur Vernichtung werden die Materialien bei der Gutachtenstelle verwahrt. Bezüglich eventuell bei den Gutachtern verbliebenen Akten haben die Gutachter sich zur Vernichtung verpflichtet. Die pro Kalenderjahr erstellten Auflistungen der eingegangenen Aufträge sowie die Rechnungsdateien (=Excel Dateien) werden nach 10 Jahren gelöscht. Die Nutzer des E-Mail Accounts der Gutachtentstelle verpflichten sich, ihre E-Mails, die älter als 2 Jahre sind, automatisch löschen zu lassen.

 

Aufbewahrungspflicht

Eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der Gutachten oder sonstiger Materialien oder Daten besteht auf Seiten der Gutachter und auf Seiten der Gutachtenstelle nicht. Die Gutachten sind nach ihrer Fertigstellung Bestandteil entsprechender Gerichts- oder Ermittlungsakten. Es gelten die dortigen Rechtsvorschriften zur Aktenführung. Rechnungskopien werden in der Gutachtenstelle 10 Jahre lang aufbewahrt. Es kommen die Vorschriften zur Aufbewahrung von steuerlichen Belegen zur Anwendung.

 

 

Die in diesen Hinweisen bezeichneten Gesetze können im Internet unter http://gesetze-im-internet.de, http://landesrecht-bw.de (Landesrecht Baden-Württemberg), http://eur-lex.europa.eu in der jeweils geltenden Fassung abgerufen werden.